Office Manager

Descrierea postului:

DENUMIREA POSTULUI: Asistent Manager General si Office Manager

SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a asigura conducerii firmei asistenţă managerială si de a asigura managemetul biroului.

RELAŢII IERARHICE: se subordonează Directorului General
RELAŢII DE COLABORARE: cu personalul de execuţie al firmei
RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de persoanele cu care intră în contact în interes de serviciu.

ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
1. URMĂREŞTE AGENDA DIRECTORULUI GENERAL
2. ASISTĂ DIRECTORUL GENERAL LA ŞEDINŢE DE LUCRU ŞI ÎNTÂLNIRI DE AFACERI
3. ASIGURĂ REDACTAREA DOCUMENTELOR/CORESPONDENŢEI DE PROTOCOL
4. GESTIONEAZĂ DOCUMENTELE DE INTERES GENERAL ALE FIRMEI
5. ASISTĂ DIRECTORUL GENERAL ŞI DIRECTORII DE DEPARTAMENTE ÎN IMPLEMENTAREA ŞI DEZVOLTAREA DE NOI PROIECTE

ATRIBUŢII PRINCIPALE (şi sarcini aferente):
1. Urmăreşte agenda Directorului General
 Stabileşte împreună cu Directorul General programul zilnic al activităţilor care îi revin
 Notează programările întâlnirilor Directorului General şi urmăreşte respectarea acestora
 Asigură reprogramarea în caz de nevoie
 Comunică celor implicaţi schimbările intervenite
2. Asistă Directorul General la şedinţe de lucru şi întâlniri de afaceri
 Participă la şedinţele de lucru prezidate de Directorul General
 Redactează ordinea de zi şi procesul-verbal
 Participă şi asigură traducerea în cadrul întâlnirilor de afaceri cu clienţii străini
 Convoacă participanţii la şedinţele firmei
 Păstrează legătura permanentă între Directorul General şi directorii de departamente
3. Asigură redactarea documentelor/corespondenţei de protocol
 Redactează corespondenţa de protocol/oferte la standarde de calitate care să asigure imaginea pozitivă a firmei
 Urmăreşte continuitatea corespondenţei desfăşurate
 Arhivează corespondenţa pe criterii care să permită o identificare eficace şi acces rapid la informaţii
 Traduce în/din limba engleză corespondenţa Directorului General
 Realizează traducerea în/din limba engleză a documentelor de prezentare a firmei sau a altor documente specifice managementului firmei
 Supervizează alte traduceri în/din limba engleză realizate în cadrul firmei sau pentru firmă
4. Gestionează documentele de interes general ale firmei
 Centralizează normele interne, procedurile firmei şi alte documente de interes general
 Urmăreşte modificările apărute şi asigură actualizările necesare
 Sesizează şi propune corecţii/metode de armonizare şi simplificare a normelor interne
 Asigură difuzarea către managementul firmei a actualizărilor operate
5. Asistă Directorul General şi directorii de departamente în implementarea şi dezvoltarea de noi proiecte
 Participă activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General şi păstrează permanent legătura dintre Directorul General şi ceilalţi directori în vederea derulării şi a finalizării proiectelor
 Centralizează informaţiile care îi parvin, le prelucrează şi le prezintă Directorului General în forme clare şi accesibile
 Face demersuri necesare optimizării activităţii de colectare a datelor
 Difuzează informaţiile primite de la Directorul General către persoanele vizate

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
Legat de activităţile specifice, răspunde de:
 Transmiterea integrală şi în timp util a informaţiilor către Directorul General
 Păstrarea în ordine a tuturor documentelor şi corespondenţei specifice
 Calitatea documentelor pe care le redactează şi/sau transmite
 Acurateţea datelor pe care le transmite
 Calitatea traducerilor/corespondenţei pe care le întocmeşte pentru managementul firmei
 Convocarea participanţilor la şedinţele ocazionale
 Transmiterea completă şi corectă a documentelor către destinatarii adecvaţi
 Păstrarea confidenţialităţii datelor la care are acces
Legat de disciplina muncii, răspunde de:
 Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
 Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
 Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
 Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la postul său
 Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei
 Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma

AUTORITATEA POSTULUI:
 Are acces la normele şi procedurile elaborate în firmă şi face propuneri de optimizare a acestora
 Solicită, respectiv transmite managementului informaţiile necesare dezvoltării şi implementării proiectelor alocate de Directorul General
 Preia în lipsa Directorului General informaţii specifice activităţii de asistenţă managerială
 Solicită şi utilizează echipamentele/consumabilele puse la dispoziţie de firmă
 Reprezintă Directorul General în lipsa acestuia în vederea planificării şi organizării agendei şi a menţinerii legăturii între conducere şi departamentele firmei

Cerinte
SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: Superioare
CURSURI DE PREGĂTIRE: limba engleză, birotică, secretariat (constituie un avantaj)
EXPERIENŢĂ:
ÎN MUNCĂ: 2 ani
PE POST: 1 an experienţă pe post asemănător (constituie avantaj)

CUNOŞTINŢE NECESARE:
 Limba engleză foarte bine (citit, scris, vorbit)
 Cunoştinţe bune de operare PC (procesare text – Word, calcul tabelar – Excel, programe de prezentare – PowerPoint)
 Cunoştinţe de gestionare/arhivare documente
 Cunoştinţe de management
 Redactare documente manageriale

APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:
 Aptitudine generală de învăţare
 Aptitudini de comunicare orală şi scrisă
 Aptitudinea de a lucra cu documente
 Planificare şi organizare a operaţiilor şi activităţilor
 Respectarea instrucţiunilor orale şi scrise
 Acordare şi transmitere de informaţii
 Culegere, clasificare şi interpretare a informaţiilor

CERINŢE PENTRU EXERCITARE:
 Inteligenţă de nivel superior
 Atenţie concentrată şi distributivă
 Echilibru emoţional
 Plăcerea pentru lucrul cu oamenii
 Rezistenţă la stres
 Adaptare la sarcini de lucru schimbătoare
 Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare
 Comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe)
 Trăsături pozitive de caracter

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: uşurinţă în manipularea fizică şi ordonarea obiectelor în mediul profesional, spirit practic, perseverenţă, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, fluenţă verbală.

Oferta (bonusuri, beneficii)
se negociaza dupa interviul de selectie