assistante direction

Descrierea firmei:

iMediasoft - advanced communication for education science and industry

Descrierea postului:

Description du poste :
1. Interface de communication
a. Accueil téléphonique avec un premier niveau de communication, transfert des appels vers la personne concernée ou prise de message;
b. Réception, tri et envoi du courrier et messagerie électronique ;
c. Interface avec la banque pour les opérations usuelle– réception chèques, dépôt chèques, rédaction ordres de virement (vérification et visa par la personne autorisée) ;
d. Réception visiteurs ;
e. Toute autre activité d’interface de communication auprès des clients, fournisseurs et partenaires suivant les indications de la Direction de la Société ;
2. Support administratif
a. Organisation agenda ;
b. Préparation des réunions diverses (convocations, préparation des dossiers);
c. Gestion dossiers du personnel ;
d. Préparation et suivi d’autres dossiers administratifs ;
e. Opérations classiques de secrétariat : saisie informatique, recherche d’informations sur Internet, photocopie, archivage ;
3. Comptabilité primaire
a. Réception factures fournisseurs, préparation documents de vérification de la prestation pour l’autorisation du paiement par la gérant ;
b. Edition factures, préparation dossier de vérification pour l’autorisation de l’émission de la facture ;
c. Collecte, tri et gestion des justificatifs de paiement ;
d. Préparation dossier suivi du paiement et relances;
e. Préparation des documents de synthèses de l’activité financière suivant les indications de la Direction ;
4. Logistique
a. Edition bons de commande, bons de livraison et d’autres documents nécessaires pour l’exécution des commandes ;
b. Déplacements occasionnels auprès de partenaires de logistique pour assurer la synchronisation ;
c. Achats fournitures ;
d. Réservation billets d’avion, hôtels, location voiture et autres ;

Cerinte:

Expérience, compétences et aptitudes requises :
1. Une première expérience d’au moins 2 ans en tant que secrétaire assistante;
2. Très bonnes compétence s avec la suite Office (particulièrement Excel et PowerPoint) ainsi que avec l’environnement Internet ;
3. Notions de gestion nécessaires pour la comptabilité primaire ;
4. Français écrit impeccable, expérience avec la rédaction administrative ;
5. Bon niveau en Anglais – l’utilisation dans un environnement professionnel est un plus ;
6. Excellent sens du relationnel, autonomie et initiative ;